Онлайн-кассы. Что это? Для чего нужно? И как работает?

2017 год ознаменовался тем, началось обязательное оснащение торговых точек онлайн-кассами. Причём на законодательном уровне. Суть новшества в том, что теперь данные напрямую и сразу передаются в налоговую. В 2018 году начался массовый переход на эту систему. Сначала в добровольном порядке, а потом и в принудительном. Теперь все, даже мелкие предприниматели обязаны снабжать свой бизнес онлайн-кассами. Регламентирует это закон ФЗ-54.

И так, как требования иметь онлайн-кассу теперь обязательны для всех, каждому следует разобраться в вопросах – что же это такое, как работает и что нужно с этим делать.

Что такое онлайн-касса

Под онлайн-кассой подразумевается специальное устройство, которое одновременно умеет печатать чеки и моментально передавать данные о них в налоговый орган.

Передаются эти данные через оператора фискальной службы. По факту онлайн-касса – это терминал, который объединяет в себе кассовое оборудование, фискальный накопитель (память устройства, которая хранит всю информацию о чеках и шифрует её), а также программу, позволяющую выходить в интернет для связи с налоговой.

Что такое ФЗ-54

ФЗ-54 – это федеральный закон, призванный контролировать бизнес, имеющий дело с приёмом наличных средств. Сам по себе закон старый – ещё от 2003 года. Однако новые его редакции внесли существенные изменения, повлиявшие на весь предпринимательский сектор и в особенности – на розничный бизнес.

Основные новшества коснулись того, как предприниматели теперь будут взаимодействовать с федеральным налоговым органом. Цель изменений – автоматизировать передачу данных и подачу отчётностей, а также – пресечь «серую» деятельность.

Инструментом для этого, как вы понимаете, стали именно онлайн-кассы, позволяющие отправлять в налоговую чеки моментально и отсекают возможность «корректировать» их с целью сокрытия доходов.

 Изменения в законе

• Изменился порядок работы с ФНС (онлайн-режим отправки информации).
• Введены онлайн-чеки, которые можно предоставлять клиентам.
• Видоизменились требования к ККТ (введение онлайн-касс).
• Расширился круг бизнеса, который должен теперь использовать кассы.
• Видоизменились требования к способу формирования бланка строгой отчётности для ИП.

Ввод новых требований происходил постепенно на протяжении трёх лет. С 15.07.2016 года стартовала программа добровольного перехода на новое оборудование. Далее последовал запрет на регистрацию устаревшего, то есть под закон стал подпадать весь новый бизнес.

Последним этапом стала дата 1 июля 2019 года. Именно тогда установить кассы обязали даже самозанятых, которые действуют в индустрии торговли и предоставляют населению платные услуги.

С этих пор кассы обязательны для всех, кроме исключений, указанных в пункте 2 и 2.1 статьи 2 ФЗ-54.

Как работает передача данных в налоговую?

• С помощью кассового оборудования пробивается чек.
• Машина шифрует данные чека с помощью фискального накопителя.
• Далее данные передаются оператору ФД.
• ОФД проверяет данные, отправляет ответ устройству и пересылает эти данные в ФНС.

Оператор держит информацию о чеках до пяти лет.

В том случае, если ломает аппарат онлайн-кассы, задача передать данные в налоговую ложится на производителя кассы. То есть по факту, производитель должен достать из неработающего устройства данные и отправить их в налоговую службу.

Для чего нужен фискальный накопитель в онлайн-кассах?

Суть работы кассы в том, что фискальный накопитель подписывает чек фискальным признаком (потом данные идут оператору, а потом уже в налоговую).

Если вдруг точка, где установлена онлайн-касса теряет связь с интернетом (перебои, другие проблемы), то именно фискальный накопитель сохраняет все эти данные для передачи их после решения проблемы со связью. Накапливаться данные могут в течение тридцати дней.

Вторая задача фискального накопителя – шифрование передаваемых данных и формирование специализированного кода, с помощью которого можно эти данные расшифровать.

В зависимости от модели, фискальные накопители имеют срок годности – 13, или 36 месяцев.

Важно! После истечения срока годности фискального накопителя, необходимо его заменить и перерегистрировать онлайн-кассу!

Особенности работы онлайн-касс

Аппараты должны уметь отправлять чек, который раньше выдавался клиентам только в бумажном варианте на мэил, либо на телефон. Такая позиция позволяет работать в соответствии с требованиями закона.

Кассы перенаправляют данные моментально. Но предусмотрены и задержки в случае проблем со связью. Например, кассы могут работать и без подключения к сети до тридцати дней. Другое дело, что налоговая эти задержки отслеживает. И если они будут частыми и периодичными, вам будет грозить проверка.

Администратор, управляющий кассой всегда может посмотреть через терминал, или личный кабинет ОФД все чеки, которые были выбиты, чтобы сверить их правильность с собственной учётной системой.

Чеки, которые получает покупатель после оплаты товара или услуги можно проверить на официальном ресурсе ФНС. В случае, если он отсутствует в базе, магазин можно заподозрить в сокрытии или других махинациях.

Цель всей автоматизации – облегчение деятельности и процессов. Предпринимателю легче отчитываться, покупателю можно быть уверенным, что его права соблюдаются, а надзорному органу легче проверять.

Что должно отображаться в чеках

Вступление в силу закона об онлайн-кассах пока ещё не привело к тому, что бумажные чеки становятся необязательным элементом. Их по-прежнему нужно выдавать покупателям. А вот отправление электронного варианта чека на почту или через смс – услуга не обязательная и предоставляется по запросу покупателя. Такое положение действует для всех кроме представителей онлайн-торговли, где отправка чека является обязательным действием.

Плюсы и минусы использования онлайн-кассы

Напоминаем, что, несмотря на наличие некоторых минусов, закон теперь обязывает. Поэтому информация этого раздела – ознакомительная.

Плюсы для предпринимателей

В случае подключения эквайринга, продавец товара или услуги может принимать через кассу оплату, как наличными, так и безналичным расчётом.

Сервисное обслуживание касс ложится на плечи производителя.

Есть возможность регистрировать и снимать с учёта кассовые аппараты в режиме онлайн.

Личный кабинет оператора фискальных данных позволяет продавцу проводить анализ продаж и составлять прогнозы.

Больше нет необходимости сдавать ККТ в налоговую на проверку каждый год.

Минусы для предпринимателей

• Установка кассы – это дополнительные немалые (особенно для микро-бизнеса) расходы, к которым добавляются расходы на ежегодное обслуживание.
• Необходимость обучения сотрудников управлению онлайн-кассами (так себе минус, но всё же).

Плюсы для покупателей

• Значительно снижается риск приобретения контрафакта.
• Даётся возможность получить чек в электронной форме на личный мэил или через смс.
• Распространение возможностей оплаты безналичным расчётом.

Явные минусы для покупателей отсутствуют. Единственное, что можно указать – незначительное повышение цен на товары, в которые будут закладываться расходы на онлайн-кассы.

Получить налоговый вычет на онлайн-кассу

Таким правом предприниматели получили возможность пользоваться начиная с 1 января 2018 года. Предоставляется оно для индивидуальных предпринимателей, работающих на патенте или ЕНВД.

Максимальный размер налогового вычета составляет 18 000 рублей за каждый аппарат. Подавать на компенсацию можно как за приобретённые устройства, так и за фискальные накопители, программное обеспечение для онлайн-касс и оплату услуг по настройке.

Заявление на вычет подаётся по форме в налоговую службу. Компенсацию предприниматели получают в форме налогового вычета.

Не могут получить вычет:

• Предприниматели на УСН
• Предприниматели на общей системе
• Предприниматели на едином сельскохозяйственном налоге.
• Организации, работающие на ЕНВД и патенте.

Штрафы связанные с онлайн-кассами для ИП и юрлиц

• Если не применяется онлайн-касса – от 30 000 руб. от ¾ до 1 размера суммы расчёта.
• Если нарушения периодически повторяются – остановка деятельности в административном порядке на срок до 1,5 месяцев.
• За использование техники, которая не соответствует требованиям – предупреждение или штраф до 10 000 руб.
• Если не передаётся информация в налоговую или нарушаются сроки подачи - предупреждение или штраф до 10 000 руб.
• Если не выдаётся чек клиенту - предупреждение или штраф до 10 000 руб.

Как подключить онлайн-кассу

• Первым делом получаем ЭЦП. Сделать это можно в удостоверяющем центре, либо у представителей (которые также могут заниматься предоставлением онлайн-касс).

Количество требуемых онлайн-касс не влияет на количество ЭЦП, она всегда одна. Обычно требуются такие документы как паспорт и СНИЛС руководства.

• Далее подключаем онлайн-кассу в том месте, где она по вашему мнению должна быть расположена. Подключение идёт либо к мобильному интернету, либо через вай-фай, либо через провод, в зависимости от возможностей аппарата и места.
• Далее ставим фискальный накопитель новой кассы на учёт в налоговое ведомство.

Также услуги регистрации касс предоставляют специализированные фирмы, которые занимаются выдачей этих аппаратов (но не все).

• Далее нужно подписать договор с оператором фискальных данных (ОФД).

До этого у вас уже должна быть электронная подпись, касса и программное обеспечение для неё, а также доступ к интернету в месте, где эта касса будет стоять.

Онлайн-кассы для интернет-магазинов. Как подключить?

Изменения в ФЗ-54 повлекли за собой необходимость «обустройства» онлайн-магазинов оборудованием для соответствия всем новым требованиям, так же как и все остальные виды торгового бизнеса.

Сделать это стало возможным благодаря тому, что электронный чек официально стали считать равным бумажному.

Особенности онлайн-касс для интернет-магазинов:

• Оборудование, пригодное для оснащения онлайн-бизнеса.
• Специальное программное обеспечение, которое позволяет интегрировать фискальный регистратор в начинку онлайн-ресурса и взаимодействовать с платёжными сервисами.
• ПО для осуществления розничных продаж теперь позволяют работать с заказами от нескольких онлайн-точек сразу, причём все они могут быть на разных движках – от InSales до WordPress.
• Теперь одна онлайн-касса может обслуживать как физический магазин, так и его онлайн-вариант.

Онлайн-кассы и вендинговые аппараты

Согласно закону ФЗ-192 в торговых механических автоматах, где производится расчёт исключительно российскими рублями разрешено не использовать онлайн-кассы.

Для тех же автоматов, которые считаются электрифицированными, специально была введена отсрочка, позволяющая переоборудовать их и оснастить необходимыми компонентами для онлайн-касс. Сделать это нужно до февраля 2020 года.

При этом подразумевается, что не будет жесткой необходимости печатать чек, или оправлять его онлайн клиенту. Достаточно будет установить экран, позволяющий отображать QR-код, содержащий фискальные данные проведённой операции.

Примечание: аппараты предоставляющие разливную воду или молоко не требуют оснащения онлайн-кассами совсем. А вот выдавать чеки на обязательной основе потребуется аппаратам, в которых продаются подакцизные, технически сложные продукты и продукты с обязательным маркированием.

Как выбрать онлайн-кассу для розничной торговли

Для начала следует понять, что рынок вообще предлагает. Потому что характеристики у всех разные. И главным критерием выбора этих характеристик послужит вам специфика вашего собственного бизнеса. Чем вы занимайтесь – торговля ли это, или услуги, есть ли в ассортименте подакцизные товары, какая у вас форма налогообложения, сколько сотрудников.

Важно! Не все онлайн-кассы предоставляют возможность взаимодействия с системой ЕГАИС. Поэтому, если в рамках вашей торговли продаётся алкоголь, нужно выбирать кассу, ориентируясь на эту потребность.

Важен и поток клиентов. Так как есть кассы с малой пропускной способностью. Они дешевле, но не позволят печатать много чеков в день.

Кассовый аппарат приобретается обязательно вместе с накопителем, который действует 13 или 36 месяцев. Дальше заключается договор с оператором (ОФД).

Обратите внимание на абонентскую плату, которая будет взиматься за программное обеспечение кассы. А также заранее узнать, что можно подключить к терминалу в качестве доп.оборудования (сканер штрих кода, аппарат для считывания карт и т.д.), можно ли наладить взаимодействие с программой товарного учёта, а также – есть ли возможность эквайринга.

Взять онлайн-кассу в аренду

Вопрос ставится только в том случае, если разовая покупка для вас кажется неподъёмной тратой. Аппараты можно брать в аренду помесячно.

Обычно при аренде кассы вы не тратите деньги не только на её покупку, но и на регистрацию, ПО, ежегодную перерегистрацию при необходимой замене фискального накопителя.

Обычно тарифные планы на аренду кассового аппарата включают в себя сервисные услуги, обозначая варианты действия при поломке

Частые вопросы

Как заключить договор с ОФД

Есть два основных способа:

• Есть официальный реестр ОФД, с которым вы можете ознакомиться на сайте налоговой службы. Договор заключается напрямую с одним из операторов.
• Второй вариант – заключить договор через посредника, которым является поставщик оборудования кассы. Сделать это можно в том случае, если у него заключён партнёрский договор с оператором.

Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина?

Нужна в том случае, если онлайн-ресурс принимает платежи в качестве оплаты. Это регламентируется законом ФЗ-54. Исключения описаны в пункте 2 стать 2 ФЗ-54.

Что делать если есть пункт выдачи заказов для интернет-магазина?

Согласно закону, вы можете использовать одну кассу. Тем более на сегодняшний день некоторые варианты онлайн-касс предлагают свои решения этого вопроса.

Как быть курьерам, которые принимают оплату?

Согласно закону, чек должен выбиваться в момент оплаты. Поэтому каждый курьер, принимающий оплату, должен иметь мобильную версию кассы.

Уточнение: до оплаты чек выбивать нельзя! Можно выбить чек в офисе, если клиент уже совершил оплату дистанционно и привезти его вместе с товаром. Но не позднее одного дня после совершения оплаты.

Можно ли на одну кассу оформить два юрлица?

Нет. Два юрлица – две кассы.

Можно ли оформить два интернет-магазина на одну кассу.

Да. Главное – чтобы юрлицо было одно.

Можно ли подключить онлайн-кассу к мобильному интернету?

Да. Более того, рекомендуется заранее приобретать 3G-модем или продумывать другие варианты на случай перебоев с интернетом.

Если товар оплачивается за счёт кредита, нужно ли выдавать чек онлайн-кассы?

Сейчас рекомендуется заранее настраивать кассы по соответствующим параметрам, тем более, что у чека есть специальные реквизиты, отображающие кредитные операции.

Когда нужно менять фискальный накопитель?

• В случае поломки
• Когда у кассы меняется собственник
• Когда память накопителя переполняется
• Когда истекает срок годности
• Когда кассу переводят на незашифрованный режим.

Примечание: производитель ФН обязан произвести бесплатное извлечение информации, чтобы отправить её в налоговое ведомство (а также направить копию предпринимателю), если касса ломается.

Нужно ли кассира направлять на специализированные курсы для обучения работе с онлайн-кассой?

Не нужно. Но требуется регламентировать работу. А значит новый сотрудник, который будет работать с кассой должен:

• Получить инструктаж по охране труда (это оборудование работает от сети, а значит в теории работник может получить удар током).
• Должен поставить подпись на договоре о ПМО.
• Ознакомиться и подписать правила работы с устройством.
• Ознакомиться с инструкцией к кассе и подтвердить знание подписью .
• Получить данные для входа в рабочую программу.

Все эти действия вместе помогут свести к минимуму ошибки.

Помогает ли государство в приобретении онлайн-касс?

Да, помощь предоставляется индивидуальным предпринимателям, кроме тех, кто работает на ПСН и ЕНВД. Все остальные ИП могут подать на вычет.

Где можно отремонтировать кассу?

Ремонтом может заняться и сам предприниматель. Но нужно понимать, что в случае нарушения пломбировки, теряется гарантия от производителя. Поэтому лучше обращаться к поставщику.

Если оплата прошла дистанционным способом, что нужно делать с чеком?

Законом даётся возможность доставить чек покупателю в течение суток после оплаты товара.

Как выбрать программное обеспечение для онлайн-кассы?

Если вы не разбирайтесь в теме, то оптимальным вариантом будет покупка оборудования с уже предустановленным ПО.

Что такое смарт-терминал

Так называются модели онлайн-касс, выпущенные совсем недавно и оснащённые большинством необходимых функций. Аналогию можно провести с телефонами и смартфонами, которые отличаются большим функционалом и повышенными техническими характеристиками.

Есть ли отсрочка для самозанятых по онлайн-кассам?

После эксперимента в четырёх регионах страны по режимам самозанятых, разрабатывается законопроект, который освободит эту категорию от применения онлайн-касс до 2021 года.

Что делать, если нет интернета? Совсем нет!

Россия большая, и в некоторых населённых пунктах интернет до сих пор не проведён, да и сигнал вышек до туда не достаёт. А вот бизнесом люди там занимаются. Закон это учитывает.

Если в населённом пункте совсем нет соединения с мировой сетью, и это подтверждается властями, предприниматель по старинке отдаёт клиентам бумажный чек, и передавать моментально данные в налоговый орган уже не обязательно. Но кассу он всё равно должен использовать.

Аппарат кассы в таком случае требуется переводить в режим автономной работы, иначе накопитель будет через какое-то время заблокирован. Данные с него передаются в налоговую вместе с подачей отчётности.

Сколько стоит онлайн-касса

На рынке представлено большое количество вариантов от разных производителей и с разными техническими характеристиками, поэтому актуальные цены нужно узнавать непосредственно у поставщиков.