Как правильно заполнять трудовую книжку

Трудовая книжка в коммерческом процессе каждой фирмы или ИП, который является работодателем — вещь неотъемлемая, прописанная на законодательном уровне. Каждому сотруднику, проработавшему хотя бы пять дней такую книжку нужно оформлять. И не имеет значения, по какому принципу идёт наём сотрудника — будь он штатным, будь он временным или сезонным, всё равно нужна будет трудовая.

Не попадают под эти правила лишь те, кто устраивается по гражданско-правовому договору.

А в том случае, если для человека это будет первое место занятости, и книжки у него не было, работодатель должен взять пустой бланк и заполнить его при сотруднике после семи дней его работы.

Но обо всём по порядку.

Законодательная база

Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.

Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.

Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:

1. ТК РФ.
2. Постановление правительства РФ № 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения.
3. Приказ Министерства труда № 69 от 10.10.2003, где содержится инструктаж.

Также каждому важно знать следующие моменты:

• Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
• Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
• Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.

Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит

Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.

Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.

Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.

Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.

Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.

Правила по которым заполняется трудовая книжка

Первый шаг — оформление титульного листа. Какие указываются на титульной странице:

• Паспортные данные.
• Полученное образование.
• Специальность (образовательная информация берётся из документов, которые предоставляет работник при устройстве на должность).
• Дата заполнения.
• Подписи сторон.
• Печать фирмы.

Второй этап — иформация о приёме на должность.

Заполнение проводится одним цветом чернил, и не важно — синим, либо же чёрным (можно даже фиолетовым).

Все данные записываются в полноценном объёме. Сокращать нельзя.

Обязательным требованием считается заполнение страниц с информацией о фирме. Также нельзя забывать ставить число заполнения и номера записей.

Третий этап — сотрудник, несущий обязанности по заполнению, создаёт записи о достижениях принимаемого на должность. Речь идёт о званиях и наградах, которые должны быть подтверждены документально — приказом, дипломом, либо иной бумагой. Отмечается, за что присвоена заслуга, и кто производил награждение.

Как заполнить страницу сведений о сотруднике в трудовой книжке. Пример.

• Записываем ФИО работника, его дату рождения. Все сведения, включая даты, записываются без сокращений. Основанием служит паспорт.
• Записываем данные об образовании сотрудника. Делается запись исключительно в случае предоставления человеком документов — диплома об образовании, аттестата или иной бумаги.
• Когда сотрудник предоставляет бумаги, подтверждающие незавершённый процесс образования, также можно сделать на их основе запись в трудовой.
• Когда речь идёт об информации о профессиональном опыте сотрудника, или его специальности, переписывайте полностью с тех документов, которые он предоставил, ничего не меняя. Даже если речь идёт о дополнительных курсах улучшения квалификационных навыков.
• После всех перечисленных шагов, нужно ознакомить работника с заполнением, чтобы он проверил записи на ошибки и поставил собственную подпись. Подпись сотрудника приравнивается к его согласию с данными трудовой. Последним шагом будет — поставить печать фирмы.

Как заполнить страницу сведений о работе в трудовой книжке. Пример.

В этом разделе ставится полное наименование фирмы, которая принимает на работу сотрудника. Если у фирмы есть сокращённое название, также записываем и его.

Далее ответственным работником прописывается факт принятия человека на работу. Необходимо указать также подразделение или отдел, в который поступает на должность новый сотрудник. И обязательно указываем его должность в полном наименовании.

После этого вносим данные о документе, который может подтвердить приём сотрудника на должность. Конкретно — дата и номер документа, название.

В случае, если работник совмещает работу или должности, эту запись также можно внести в книгу, но не обязательно. И опять же, если вносите, должен иметься документ, это подтверждающий. Чтобы оформить всё верно — пишем порядковый номер записи, саму запись о том, что работник назначается совместителем. Потом прописываем название структуры, профессии и данные о квалификации.

Особенности заполнения трудовой книжки в разных ситуациях

Когда заполняется дубликат

Повторный экземпляр книжки заполняется тогда, когда документ либо потерян, либо пришёл в негодное состояние. Ещё один вариант — когда одна из записей признаётся не действительной. Это могут быть данные о зачислении на работу, увольнении, восстановлении и т.д.

Если вы оформляете дубликат трудовой книжки, нужно на титульном листе об этом сделать приписку. Ставится она в верхнем правом уголке.

Если первичный документ всё-таки будет найден, в него также вносится запись. Она будет гласить: «Взамен выдан дубликат». Также записывается серия с номером второй книжки.

Также в дубликат книжки вписывается непрерывный стаж сотрудника до конкретной организации в общем подсчёте — имеется ввиду общее количество лет, месяцев и дней. Но опять же требуются документы. Однако не требуется указывать ни фирмы, ни периоды занятости на их должностях.

Следующий шаг в этой главе — записать информацию о поощрениях, которые были отображены в первой книжке по местам прошлых занятостей.

После всего этого делается градация общего стажа на конкретные периоды с названиями компаний, на чьих должностях числился работник.

Копия трудовой книжки

Ксерокопируют стандартно те страницы трудовой книжки, где располагается информация. Качество снимаемых копий должно быть приемлемым — не меняйте масштаб и лучше не распечатывайте скан.

Заверка копий остаётся за кадровиками.

Помимо вышеперечисленного на самой копии нужно поставить порядковый номер страницы, надпись «работает по настоящее время», дату заверки и ФИО того сотрудника, который осуществлял заверение.

Внизу страницы копии ставится подпись «копия верна» и ФИО заверщика с личной подписью. Подобные записи должны быть на каждой откопированной странице.

Что касается «ипешников», то их статус как работодателя обязывает оформлять на себя печать. А как мы знаем, печать для ИП — вещь обязательная только в некоторых случаях. Заполнение трудовой книжки — как раз один из таких.

Что нужно предоставлять водителям, чтобы оформить трудовую книжку

1. Паспорт
2. СНИЛС
3. Прошлую трудовую.
4. Военный.
5. Водительское удостоверение.
6. Документы, подтверждающие образование.

Помимо вышеперечисленных документов, вам потребуется иметь на руках справку по медосмотру. Требуется она для того, чтобы можно было обозначить медицинские противопоказания к работе. Но в трудовой такие записи не делаются. По процессам заполнения всё делается также.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Естественно, от ошибок никто не застрахован, особенно учитывая, что трудовая заполняется вручную.

В случае, когда ошибка выявляется при заполнении новой книжки (с нуля), то исправления не допускаются. Книжка просто уничтожается, а параллельно составляется акт о том, что документ уничтожается.

А вот в случае, если ошибка выявляется уже при последующих заполнениях, то единственный способ её исправить — обращение в суд. Это делается, чтобы было вынесено постановление, что книжка принадлежит именно данному человеку. Так делают, когда неточности находятся в записи ФИО или иных личных данных сотрудника. На основе этого постановления создаётся следующая запись в книжке.

Аннулировать запись

Если же неточность допускается в других данных, не относящихся к личным, можно запись зачеркнуть, сделать новую и подписать её на основе нужных бумаг.

Если ошибка именно в этом разделе, то потребуется сделать запись о том, что предыдущая — ошибочна, и что её нужно считать недействительной. Далее уже делается нужная запись. Порядковый номер также обновляется.

Если же неверным признаётся информация об увольнении работника, то:

Можно создать новую отметку о приёме на работу, а после неё сделать запись о том, что та — недействительна.

Можно написать, что запись неверная, а сотрудник отдела кадров напишет новую причину увольнения. (То есть в зависимости от того, почему данные об увольнении работника должны быть признаны недействительными).

Возможно вас заинтересует следующий материал: "Среднесписочная численность ИП без наёмных работников", "Выплаты при сокращении работника 2017: пример расчёта".