Все категории

Все категории

лого
Обновлена 28 сентября 2023
просмотры 5297

Хранение документов ИП

Какие документы нужно хранить, где их хранить и на протяжении какого времени. Разбираемся в этом, а также в том, что будет за утрату.

Процесс ведения бизнеса характерен тем, что у предпринимателя постоянно появляются различные документы — справки, бумаги, свидетельства, чеки, накладные и так далее. И встаёт закономерный вопрос — что со всем этим делать? Выкидывать нельзя. Хранить нужно в течение достаточно долгого времени — годами. А где и как? Специальный сейф? Или подойдёт и подоконник на кухне?

Закон предусматривает разные варианты хранения. Поэтому обратимся к нему и посмотрим, как должны правильно храниться некоторые виды документов.

Какие документы нужно хранить ИП

Регламентирующий документ в этом случае — 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

  1. Бухгалтерские бумаги, документы по учёту налогов, все документы, свидетельствующие о получении дохода и расхода, которые фигурируют в расчёте налоговых взносов. И обязательно бумаги, которыми вы сможете доказать те или иные уже совершённые взносы. Эта документация должна храниться в течение четырёх лет (п.8 ст 23 НК РФ).
  2. Первичные бух. Документы. Срок хранения — не меньше пяти лет (п.1 ст 29 402-ФЗ).
  3. Первичная документация по процессам регистрации коммерческой деятельности, а также книга учёта доходов и расходов. Хранить 4 года (ч. 12 Приказа № 86 Министерства финансов).
  4. Бумаги о выплатах взносов во внебюджетные фонды — ФСС и ПФР, а также фонд ОМС. Срок хранения — 6 лет (п. 8 ст. 28 212-ФЗ).
  5. Карточки сотрудников фирмы, их личные дела, договоры о трудоустройстве, увольнительные приказы и т.д. В этом случае срок хранения бьёт рекорды — 75 лет Приказ № 588 Минкульта).

Даже если ИП ликвидировал фирму, или закрыл, указанные бумаги должны продолжать храниться в течение обозначенного срока.

Где хранить документацию

Здесь законодательство даёт больше вольности. ИП может выбрать для хранения документов отдельное помещение (не чердачное и не подвальное), комнату. Если бумаг набирается очень много, можно обратиться в специализированную фирму, которая обеспечит архивационное хранение ваших данных.

Что касается регулировки на законном уровне, то нужно учитывать статьи 14 и 17 125-ФЗ, где прописываются обязанности предпринимателей вести дела согласно правилам архивного дела, размещения и систематизации документации. Иными словами, ваша задача — хранить документы так, чтобы они были в сохранности от физического воздействия.

Если документы потеряны или испорчены

Штрафные санкции для тех, кто не может предоставить первичные бумаги по бухгалтерскому учёту, счет-фактуры, для тех, кто ведёт документацию не систематически — достаточно мощные. Если вы попались более двух раз за год, по статье 120 НК РФ, штраф выйдет не меньше десяти тысяч рублей.

Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.

А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д. Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится. После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.

Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.

Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.

Итог

Мы описали основную документацию, подлежащую хранению в определённых сроках и условиях. Но никто не запретит хранить вообще все документы. Особенно, если они будут полноценно систематизированы и иметь надёжное место хранения. Ответственность в архивном деле позволит вам избежать многих возможных проблем в ведении коммерческого дела, например, споров с ФСН или партнёрами фирмы.

Похожие статьи

Комментарии

Пока никто не оставил комментарий. Будьте первым кто это сделал!

Предложения франшиз

Хлеб и Эклер

франшиза пекарни-кондитерской

Самолет Плюс

франшиза агентства недвижимости

Finector

франшиза платформы по обмену криптовалюты

Канцлеръ

франшиза магазина алкогольных напитков

artTech

франшиза школы дизайна

Фабрика брендов

франшиза бизнеса на маркетплейсах

Bit:Store

франшиза магазина аксессуаров, телефонов, Apple-продукции

Хозяюшка

франшиза экспресс химчистки-ателье

СтройТакси

франшиза по аренде спецтехники

BarbarossA

франшиза барбершопа

URBAN SHAURMA

франшиза шаурмы

Русдверь

франшиза салона дверей

True Gamers

франшиза киберспортивного клуба

Точка Чёрного

франшиза кофейни самообслуживания

Lady Stretch

франшиза студии растяжки

C&T #твоя СеТь

франшиза магазина разливного пива

Prostudio Experts

франшиза маркетингового агентства

GRAND coffee

франшиза кофеен самообслуживания

Не Школа Барабанов | Гитары | Вокала | KIDS

франшиза музыкальной школы

Подробнее
Скрыть

Новая заявка на франшизу